Возможности торгового учета

Бухгалтерский учет, а также учета зарплаты и кадров, в значительной степени универсальны - они подходят большинству предприятий всех видов деятельности. А торговый учет, в соответствии со своим названием, делает конфигурацию ориентированной на предприятия, занимающиеся торговой деятельностью.

Торговый учет в Комплексной конфигурации базируется на компоненте "Оперативный учет" системы программ "1С:Предприятие". Эта компонента ориентирована на автоматизацию оперативного управления деятельностью компании: на мгновенный доступ к информации, актуальной на "текущий момент", на быстрый ввод и проведение большого потока документов.

В отличие, например, от бухгалтерского учета, торговый учет позволяет не только фиксировать те или иные хозяйственные операции уже после их совершения, но и предоставляет информацию для принятия решений в реальном времени. Торговому учету можно дать еще и такое определение: это оперативное управление торговой деятельностью.

Кроме того, торговый учет "берет на себя" ряд функций, таких, например, как расчет себестоимости ТМЦ, "разбор" взаиморасчетов (оплата или предоплата). Он избавляет, разгружает от всего этого бухгалтерию, предоставляя ей готовые цифры.

Торговый учет автоматизирует следующие схемы деятельности предприятия:

- оптовая и розничная торговля собственными (купленными) товарами;

- оптовая и розничная торговля комиссионными товарами;

- передача собственного и комиссионного товара на реализацию;

- получение и оказание услуг.

Учет товаров ведется в количественном и стоимостном выражении, в самых разнообразных разрезах, в первую очередь в разделении по складам и по партиям прихода. При этом возможны методы подбора себестоимости и списания партий по FIFO, по LIFO, "по средней". Себестоимость товара может учитываться в любой валюте. Для каждого товара может быть задано неограниченное количество цен реализации по различным категориям, в любой валюте.

Торговый учет включает учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, контроль выданных и полученных товарных кредитов, "скользящий" автоматический механизм учета расчетов "предоплата - кредит - оплата". Сальдо взаиморасчетов, размер кредита могут вестись в любой валюте.

В торговом учете рассчитываются налоги (налог на добавленную стоимость и налог с продаж), содержатся все необходимые данные для отражения в бухгалтерском учете при различных схемах исчисления выручки (по отгрузке или по оплате).

В торговом учете ведется контроль заказов товаров покупателями (на основании выписанных счетов) с возможностью резервирования товаров.

В новой редакции реализованы следующие возможности торгового и складского учета:

• обработка заказов покупателей, отслеживание состояния заявок покупателей от заказа до отгрузки товара, возможность резервирования товаров на конкретном складе, резервирование товарных и материальных ценностей (ТМЦ) не в момент оформления заказа, а на момент предполагаемой отгрузки, с учетом запланированных поступлений ТМЦ;
• В новой редакции конфигурации предусмотрена специальная возможность "пакетного" ввода документов - специального режима оформления документов, позволяющего в удобной для пользователя форме создавать однотипные документы для разных контрагентов с визуальным контролем складских запасов;
• Расширены функциональные возможности механизма ценообразования: валюту задания цены и наценку на базовую цену теперь можно указать для каждой позиции прайс-листа. Возможен автоматический расчет цен отобранных комплектов на основании цен их комплектующих;
• Автоматизированы операции передачи ТМЦ и денежных средств между юридическими лицами, входящими в состав одной компании, с оформлением необходимого набора документов;
• партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);
• учет дополнительных расходов, включаемых в себестоимость приобретаемых ТМЦ;
• возможность ручной корректировки записей книг покупок и продаж;
• автоматический учет суммовых и курсовых разниц;
• гибкая настройка схем бухгалтерских проводок по торговым операциям.

Освоены новые области торгового и управленческого учета:

- отражение в учете товародвижения и взаиморасчетов с иностранными поставщиками;

- В редакции 4.3 конфигурации нашли более полное отражение потребности управленческого учета:

- возможность ведения партионного учета в разрезе материально ответственных лиц (кладовщиков);

- учет остатков товаров, переданных в розницу, по отпускным ценам;

- получение разнообразных сводных отчетов с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбор данных по широкому набору условий.

Особое внимание разработчиков конфигурации уделено повышению "прозрачности" конфигурации для сопровождающих ее специалистов у конечных пользователей. Наличие в модулях конфигурации большого количества комментариев делает ее понятной для выполнения настройки конфигурации в соответствии с пожеланиями заказчика.

Конфигурация адаптирована к работе в режиме распределенной информационной базы, что позволяет при использовании компоненты "Управление распределенными информационными базами" начать работу с конфигурацией практически сразу, без доработки.

Управленческий и финансовый учет

Комплексная конфигурация позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый учет.

Основная цель управленческого учета - формирование информации о деятельности компании для внутреннего пользования, т.е. для собственников, руководителей и сотрудников компании.

Финансовый учет ведется для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете. Он предназначен, в первую очередь, для подготовки информации, необходимой для внешних пользователей (инвесторов, кредиторов, налоговых органов).

Из-за разных подходов и требований к ведению управленческого и финансового учета, из-за разного наполнения информацией эти два вида учета разделены.

Управленческий и финансовый учет существуют как бы "параллельно". Вводя любой документ, пользователь может отнести его или к управленческому, или к финансовому типу учета, или обеим сразу. Для этого у документов существует специальный реквизит - "Тип учета", который может принимать значения "Управленческий", "Финансовый", "Общий". В зависимости от его значения документ проводится по одному из видов учета или по обеим сразу. Далее можно получать отчеты независимо по управленческому и финансовому учету.

Во многом управленческий и финансовый учет построены одинаково, но у них есть и определенные различия.

Финансовый учет - многофирменный. То есть и товары, и взаиморасчеты с контрагентами разделены между набором собственных фирм, входящих в холдинг. В управленческом учете все учитываемые средства объединены - считается, что у них один собственник - ваша корпорация.

Именно в управленческом учете себестоимость товаров и сальдо расчетов с контрагентами может вестись в произвольной валюте. В финансовом же учете все средства учитываются в одной валюте, в той же, в которой ведется бухгалтерский учет.

Резервирование товаров ведется только в управленческом учете.

В финансовом учете не ведется также учет наличных денежных средств, потому что он ведется в бухгалтерии.

Только финансовый учет имеет свое отражение в бухгалтерии - специальная процедура генерирует проводки по данным финансового учета.

Документы и регистрируемые операции

Более подробное представление об операциях, автоматизированных в торговом учете Комплексной конфигурации, может дать краткое перечисление документов, задействованных в нем. Вот список документов и операций, совершаемых ими:

1. движения денежных средств - регистрация исходящих и входящих безналичных платежей;
2. приходный кассовый ордер - оплата наличными от покупателя и возврат от поставщика;
3. расходный кассовый ордер - оплата наличными поставщику и возврат покупателю;
4. приходная накладная - приход товаров и услуг от поставщика и возврат от оптового покупателя;
5. приходная накладная реализатора - получение товаров на комиссию и возврат товаров от реализатора;
6. счет-фактура полученный - регистрация полученных счетов-фактур;
7. перемещение товаров между складами;
8. списание товаров;
9. акт оприходования излишков - оприходование товаров, выявленных по результатам инвентаризации;
10. счет - счет на оплату покупателю и резервирование товаров для него;
11. снятие резерва - отмена резервирования товаров по неоплаченным счетам;
12. расходная накладная - реализация товаров и услуг оптовому покупателю и возврат поставщику;
13. расходная накладная реализатора - передача товаров реализатору и возврат комиссионных товаров;
14. инвентаризация и отчет реализатора - регистрация продажи товаров реализатором;
15. розничная накладная, чек, отчет кассовой смены - реализация и возврат товаров и услуг в розницу;
16. счет-фактура выданный - оформление счета-фактуры покупателю.

Отчеты торгового учета

Комплексная конфигурация имеет много возможностей просмотра и анализа накопленной информации. Эти возможности реализуются с помощью набора отчетов:

- отчет об остатках и движении товаров по складам;

- отчет об остатках и движении партий товаров, с возможностью фильтрации по поставщику и статусу партии (купленный товар, полученный на комиссию, - отданный на реализацию), анализирующий количество, себестоимость товара, оборот и profit;

- отчет о товарах, полученных на комиссию или отданных на реализацию;

- отчет о товарах, зарезервированных покупателями;

- отчет о продажах, анализирующий количество товара, оборот и profit в разрезах по товарам, поставщикам и покупателям;

- АВС-анализ прибыльности товаров: состоит в разбиении всех товаров на три группы: A, B и C в соответствии со степенью их важности, например, в соответствии с объемом прибыли, полученной от продаж, или объема самих продаж;

- оценка прибыльности от продаж товаров (расчет как денежной, так и количественной прибыли, по отгрузке и по оплате);

- планирование закупок: вычисление количества дней реальной продажи товаров, расчет средней скорости продаж, планирование необходимого объема закупок с учетом текущего остатка товара, учет заданного минимального остатка и резерва товаров;

- отчет по взаиморасчетам с поставщиками и покупателями, позволяющий так же получить диаграмму состояния взаиморасчетов;

- отчет - карточка по взаиморасчетам с поставщиками и покупателями;

- АБС-привлекательность покупателей: состоит в разбиении всех покупателей на три группы: A, B и C, в соответствии со степенью их важности, например, в соответствии с объемом прибыли, полученной от продаж, или объема самих продаж; подобное разбиение дает возможность определить круг контрагентов, требующих особого внимания;

- график платежей - предоставляет возможность построить графика выплат и поступлений денежных средств и проконтролировать баланс поступления и выплат с детализацией по кредитным документам;

- управленческий отчет по кассе.