|
Вопрос:
Какими документами оформляется выдача денежных средств под отчет работнику? Можно ли перечислять их на банковскую карту? Можем ли мы компенсировать работнику денежные средства, которые он уже потратил на хозяйственные нужды организации? Должен ли директор писать заявление на выдачу средств? Ответ: Основным документом, регулирующим обращение наличных денежных средств в организации, является Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее – Порядок ведения кассовых операций). Пункт 6.3 Порядка ведения кассовых операций гласит: «Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату». Следовательно, сотруднику для получения денежных средств под отчет необходимо написать заявление, которое будет содержать предусмотренную вышеназванным пунктом информацию: сумму наличных, срок, на который выдаются наличные, а руководителю организации необходимо завизировать это заявление. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО2, утвержденная постановлением Госкомстата России 18.08.1998г. N 88). Отчитаться за выданную сумму, согласно пункту 6.3, работник должен в срок, не превышающий три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу. Работник должен предоставить авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001г. N 55) и документы, подтверждающие расходы. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Максимальный и минимальный срок, на который могут выдаваться наличные под отчет, Порядком кассовых операций не определен. Организация может определить сроки, порядок, цели выдачи наличных денежных средств под отчет, круг подотчетных лиц, порядок использования подотчетных средств и другие вопросы в локальном нормативном акте. Это может быть приказ руководителя, распоряжение, или иной документ, составленный в произвольной форме. Стоит отметить, выдача денежных средств под отчет третьим лицам, не состоящим с организацией в трудовых либо гражданско-правовых отношениях, в Порядке ведения кассовых операций не предусмотрена. В пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под отчет производится только в случае, если погашена ранее взятая под отчет сумма. Соответственно работник должен отчитаться за предыдущую подотчетную сумму, прежде чем получить еще денежные средства. Имеется судебная практика, где суды признают несоблюдение указанного пункта в случае совокупного превышения лимита остатка денежных средств административным правонарушением по части 1 статьи 1.6 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации. К примеру, в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 февраля 2014 г. N 09АП-47328/13 арбитры указали следующее: «Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Документы, подтверждающие использование денежных средств, не представлены. Выдача наличных денег под отчет проведена при отсутствии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Кроме того, суд первой инстанции достоверно установил, что денежные суммы превышают предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный Указанием ЦБ России от 20.06.2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя", то есть превышают установленный распоряжением заявителя лимит в 6 000 руб. Таким образом, денежная выручка за указанные даты не была сдана в банк, а была неправомерно выдана подотчетному физическому лицу, чем умышленно занижен остаток денежных средств, что повлекло превышение лимита остатка кассы за указанные даты». Порядок ведения кассовых операций не предусматривает перечисление подотчетных денежных средств безналичным путем. При этом в письме Минфина РФ от 5 октября 2012 г. N 14-03-03/728 указано: «В соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" особенности организации бухгалтерского (бюджетного) учета определяются локальными актами государственных органов и государственных учреждений в рамках учетной политики. При этом в правила организации и ведения бухгалтерского (бюджетного) учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Так, например, в рамках реализации учетной политики и с учетом положений Коллективного договора Минфином России осуществляется выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника Минфина России, открытый в кредитной организации, при командировании». Таким образом, для перечисления подотчетных денежных средств работнику на банковскую карточку работодателю целесообразно: - предусмотреть в локальном акте возможность безналичного перечисления подотчетной суммы;
- в платежном документе указать назначение денежных средств
Не стоит забывать о необходимости заявления работника на перечисление денежных средств на банковскую карту, как и при авансовой выдаче наличных. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие оплату банковской картой. Порядок ведения кассовых операций предполагает расчет с сотрудниками на хозяйственно-административные нужды организации только посредством выдачи аванса. Иной порядок, предусматривающий трату работником сначала своих денежных средств, а затем их компенсацию работодателем, не предусмотрен. Однако и запрета на подобное возмещение работнику истраченных средств в законодательстве не содержится. Так, в пункте 1 статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации указано, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо впоследствии не одобрит данную сделку. Следовательно, работник в момент оплаты ресурсов, необходимых организации, действует от своего имени. Работодателю же для компенсации средств работнику следует одобрить вышеназванную сделку. Для этого работник должен написать заявление в свободной форме с просьбой возместить денежные средства, приложить к нему документы, подтверждающие оплату, а руководитель - завизировать это заявление. Формы авансового отчета на случай компенсации работнику расходов на нужды организации законодательством также не предусмотрено. В связи с этим, можно предположить, что организация может использовать форму авансового отчета № АО-1, как и при авансовой выдаче средств. Срок, по истечении которого работодатель должен выплатить истраченные денежные средства закон не устанавливает. Такой порядок возмещения средств сотрудникам следует предусмотреть в локальном акте организации, который может содержать конкретные сроки, круг подотчетных лиц, и другие имеющие значение вопросы. Какие-либо особенности выдачи под отчет денежных средств директору организации в Порядке ведения кассовых операций отсутствуют. В связи с этим, полагаем, документальное оформление выдачи средств будет аналогичным выдаче подотчетных сумм другим работникам организации. Так как в данном случае подотчетный сотрудник и руководитель это одно и то же лицо, форма документа-основания для выдачи средств не имеет принципиального значения. Это может быть заявление, к примеру, на имя общества, либо служебная записка на имя главного бухгалтера, содержащая необходимую информацию согласно пункту 6.3 Порядка ведения кассовых операций: сумму, срок выдачи, дату, подпись. Проставлять разрешительную визу руководителя в данном случае нет необходимости. Таким образом, для того, чтобы работодатель имел возможность переводить подотчетные суммы на банковские карточки работников, в том числе и после оплаты расходов на нужды организации за счет личных средств работника, необходимо закрепить соответствующий порядок расходования средств на административно-хозяйственные нужды в локальном акте организации. |
