Вопрос: В организации не хватает автомобилей. Каким образом мы можем оформить использование автомобиля сотрудника в служебных целях? Ответ: Вопрос компенсационных выплат работнику в случае использования личного имущества в служебных целях урегулирован Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ). Статья 188 ТК РФ гласит: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме». Исходя из этой нормы, с сотрудником, который будет использовать личный автомобиль на работе, необходимо письменно оформить соглашение, в котором следует указать размер выплат, порядок возмещения расходов, технические характеристики автомобиля, подтверждение права пользования автомобилем, а также срок использования транспортного средства. Сумма компенсации может быть выражена в твердой сумме или определяться с помощью иного порядка расчета. Размер выплат стороны могут урегулировать самостоятельно, однако стоит учесть некоторые нюансы налогообложения. Прежде всего, расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ)). Соответственно, работа сотрудников, личный транспорт которых планируется использовать, должна быть связана с постоянными служебными разъездами, что также необходимо отразить в их должностных обязанностях (письмо Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6). По мнению налоговых органов, основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, помимо соглашения, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации (письмо УФНС России по г. Москве от 13 января 2012 г. № 20-15/001797@). Конкретный размер компенсации должен быть установлен в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. Помимо компенсаций за использование автомобиля, согласно статье 188 ТК РФ, работодатель может компенсировать расходы на ГСМ, текущий ремонт и обслуживание автомобиля. Установить нормы расходов организация вправе самостоятельно, закрепив их в соглашении с работником (приказе руководителя), так как в Налоговом кодексе РФ отсутствуют требования нормирования. Подтверждением расходов на топливо может являться кассовый чек с заправочной станции. На это обращает внимание Минфин РФ в письме от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640. В размерах компенсации, выплачиваемой работнику, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче–смазочные материалы, ремонт) (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239). Соответствующим образом, стоимость ГСМ, возмещаемая организацией работникам, входит в общую сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и не может быть повторно включена в состав расходов. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08 февраля 2002 года № 92, необходимо отнести к прочим расходам, связанных с производством и реализацией. Нормы в указанном Постановлении зафиксированы в рублях в следующих размерах: - легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см. включительно - 1200
- свыше 2000 куб. см - 1500
- мотоциклы - 600.
Размеры данных выплат не всегда могут покрыть фактические расходы работника, и по соглашению, о котором говорилось ранее, размеры компенсаций могут отличаться от установленных норм. Здесь возникает вопрос о НДФЛ, налоге на прибыль и взносах во внебюджетные фонды. Так, разница, превышающая эти нормы, в силу подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ не будет относиться к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, соответственно, не учитывается при определении налога на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ). Относительно обложения компенсации сверх норм налогом на доходы физических лиц налоговые органы ранее высказывались однозначно – она подлежит обложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. В последнее время мнения московских налоговиков и Минфина РФ несколько разошлись. Так, в разъясняющем письме УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115 указано, что выплаты, превышающие установленные нормы, облагаются НДФЛ. А вот в письмах Минфина РФ от 23 декабря 2009 г. № 3-04-07-01/387, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421 дано противоположное разъяснение. Несмотря на риск возникновения споров с региональными налоговыми органами, позиция Министерства Финансов РФ выглядит более обоснованной, тем более что в соответствии со ст. 34.2 НК РФ именно этому органу предоставлены полномочия по разъяснению действующего налогового законодательства. Вопрос обложения компенсаций страховыми взносами до сих пор остается довольно спорным, поскольку контролирующие органы считают, что сумма компенсации, превышающая указанные выше нормы, подлежит обложению в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», а суды неоднократно высказывали прямо противоположную позицию (см., например, Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 5 декабря 2012 г. № ВАС-15423/12). Приведем мнение , изложенное в Постановлении Федерального арбитражного суда Уральского округа от 29 мая 2014 г. № Ф09-2371/14 по делу № А76-15717/2013: «Суды, удовлетворяя заявленные требования, пришли к выводу об отсутствии оснований для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях "сверх нормы" в связи с недоказанностью фактов, изложенных в оспариваемом решении… В силу абз. 2 пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 рассматриваемого закона не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, за исключением выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов... В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником». Придерживаясь изложенной позиции, налогоплательщик, не без риска оспаривания со стороны проверяющих, может не облагать сумму компенсации за использование личного имущества сотрудника, превышающую законодательные нормы. Стоит заметить, что для подтверждения вышеуказанных расходов работодатель вправе использовать путевые листы, содержащие обязательные реквизиты в соответствии с приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (письмо Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406). Это означает, что при использовании личного автомобиля работника в служебных целях, расходы могут подтверждаться путевыми листами. Путевые листы необходимы и для подтверждения использования автомобиля работника. Обратите внимание - форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Однако в связи с вступлением в силу с 01.01.2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация вправе утвердить собственную форму путевого листа с учетом обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152. В случае компенсации расходов на ГСМ, работнику необходимо составить авансовый отчет (форма утверждена Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55 или может быть разработана самостоятельно с учетом требований, установленных п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), к которому прикладывается кассовый чек с заправочной станции. В соответствии с письмом Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6 для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (копию доверенности). Таким образом, основанием выплаты компенсаций за использование личного автомобиля в служебных целях будет письменное соглашение работника и работодателя, устанавливающее нормы или порядок расчета, как компенсации за использование личного имущества, так и дополнительных выплат за ГСМ, текущий ремонт и облуживание. Помимо соглашения, работодателю следует издать приказ о выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях. В приказе необходимо указать основание права пользования автомобилем (доверенность или документ о праве собственности), регистрационные данные автомобиля, срок и порядок использования имущества. Трудовая деятельность работника должна быть связана с постоянными служебными разъездами, что отражается в его должностных обязанностях. Также необходимо принятие еще ряда внутренних локальных актов организации (утвердить форму путевого листа, авансового отчета). Для оформления компенсационных выплат работник должен предоставить: копию паспорта транспортного средства, доверенность, если работник не является собственником автомобиля. Работодателю следует оформить: дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, приказ о выплате компенсаций. Для подтверждения использования имущества, работнику необходимо составлять путевые листы, а в случае компенсации расходов на ГСМ - авансовые отчеты с приложением к ним чеков с АЗС. |