В мартовском номере «Системы успеха» мы знакомим наших читателей с давним партнером ГК «ИРБиС» - Компанией «ОЛИМПИЯ БИЗНЕС ТРЭВЕЛ».

Основной сферой деятельности «Олимпия Бизнес Трэвел» является комплексное обслуживание и консалтинг постоянных корпоративных клиентов  в области организации деловых поездок («business travel»).  Предложение «Олимпия Бизнес Трэвел» - это не только отдельные услуги, но и предоставление клиенту возможности полного контроля и управления ситуацией в части служебных поездок своих сотрудников. На сегодняшний день Компания занимает одну из лидирующих позиций  среди российских и иностранных компаний, работающих в динамично растущем сегменте  «business travel».  

Об основах успеха Компании, принципах ведения бизнеса, сложностях, возникающих в ходе столь обширной деятельности, о сотрудничестве с ГК «ИРБиС» мы поговорили с исполнительным директором «Олимпия Бизнес Трэвел» Гребёнкиным Дмитрием Викторовичем и главным бухгалтером Пищиной Ириной Ивановной.

Дмиртрий Викторович, расскажите, пожалуйста, в первую очередь нашим читателям, что представляет собой «Олимпия Бизнес Трэвел». Как давно вы основаны, какова сфера вашей деятельности, какие услуги предоставляет Компания своим клиентам.
Наша Компания работает на рынке уже 11-ый год, в прошлом году мы отметили свой первый серьезный юбилей – десятилетие. С самого начала своей деятельности и по сегодняшний день центральный офис компании расположен в центре Москвы в районе Якиманка. Начинали  с малого, но с годами увеличилось количество клиентов, значительно вырос объем работ, соответственно, увеличился штат компании.  Сейчас в «Олимпия Бизнес Трэвел» трудится более 60-ти человек. Помимо центрального офиса, работают имплант-офисы (они находятся на территории офисов крупнейших клиентов). Специфика нашей компании в том, что практически все услуги, предоставляемые нашей компанией, оказываются дистанционно, что позволяет клиентам непосредственно со своего рабочего места производить запросы на облуживание и получать все необходимые документы. Документы в офисы клиентов доставляет наша собственная курьерская служба. Помимо этого, уже вполне сформирован и продолжает активно развиваться процесс электронного билетооформления, который позволяет получать услуги оперативно по электронной почте. В частности, большая часть всех авиаперевозок на сегодняшний день осуществляются с помощью электронных билетов.

Облегчает ли это ваш труд?
Да, конечно, это, несомненно, оптимизирует многие технологические процессы не только по доставке, но и по самому оформлению услуги, что приводит к более оперативной работе, помогает сокращать затраты компании. Система билетооформления  достаточно стандартна, взаиморасчеты более централизованы. Ранее с каждой авиакомпанией мы заключали прямые агентские соглашения, что подразумевало проведение отдельных взаиморасчетов. Сейчас же, при сохранении прямых договоров, существует несколько единых систем взаиморасчетов, которые позволяют производить взаиморасчеты с большинством авиакомпаний: мы работаем с данными системами, а они, в свою очередь, расплачиваются с каждым перевозчиком в отдельности. Продолжают работать агентские соглашения с прямыми взаиморасчетами, в основном это касается наших крупнейших российских перевозчиков – авиакомпаний: «Аэрофлот», S7 Airlines («Сибирь»), «Россия». В любом случае, каждая из этих авиакомпаний уже сейчас имеет технологии по оформлению электронных билетов.
После оформления электронного билета в системе бронирования мы его сразу отправляем клиенту по электронной почте. Помимо самого авиабилета, он получает  маршрут-квитанцию, где в удобной наглядной форме все прописано – рейс, маршрут, время в полете, время вылета и прилета, информация о питании на борту и пр. Даже без распечатки электронного билета можно прийти на регистрацию только лишь с одним паспортом и получить посадочный талон. Существуют варианты, когда клиентам, которые находится вне офиса, оформляются такие билеты. В этом случае человеку, которого мы обслуживаем, остается только подойти к стойке регистрации, предъявить паспорт и отправиться в поездку. Стоит особо отметить, что электронный авиабилет можно отправить в любую точку мира.

Это касается авиабилетов. А как обстоит дело с железнодорожным транспортом?
Наступает эра и электронных железнодорожных билетов, уже есть технология (и она реально работает), которая позволяет оформлять такие перевозки. К сожалению, в настоящий момент данная процедура неполная (как для авиабилетов) и представляет собой предварительное бронирование, но, в действительности, это уже оплаченная перевозка.

В чем суть и удобство такой процедуры?
При бронировании создается что-то вроде электронного билета за конкретным 14-тизначным номером. Он высылается на ваш e-mail, вы можете распечатать его и с ним, или без него (что немаловажно), но обязательно обладая информацией о номере, незадолго до отправления своего поезда прийти в кассу вокзала, допустим за полчаса, оформить бумажный билет и отправиться в назначенный путь. По этой технологии сотрудник, находящейся вне офиса, также  вполне может оформить поездку.
Дистанционное обслуживание по электронным билетам мы предлагаем для обслуживания филиалов наших клиентов, расположенных в различных городах России, и они всё активнее пользуются предлагаемыми нами технологиями, получая билеты в различных городах России. Например, билет нужен нашему клиенту, филиал которого находится в Сыктывкаре, мы его бронируем, и по номеру брони сотрудник получает билет в кассе ОАО «РЖД». Все взаиморасчеты происходят межу нами и компанией- клиентом.
Неудобство для клиентов только в том, что сам бумажный билет необходимо оформить на вокзале по номеру бронирования, но ОАО «РЖД» развивает данную технологию, которая работает практически по всей территории России. Могу сказать, что в этом направлении наметился значительный прогресс.

Сколько времени занимает этот процесс?
Мы сами технологически проверяли, время оформления билета составляет меньше полутора минут. На присланной клиенту квитанции есть штрих-код, который кассир на вокзале просто прикладывает к считывателю, на компьютере сразу отображаются все данные по этому бронированию и происходит оформление билета. Но, пожалуйста, не забывайте об обязательном наличии паспорта и небольшом количестве свободного времени на непредвиденные ситуации.

Чем отличается ваша компания, к примеру, от авиационно-железнодорожной кассы?
Самое главное заключается  в том, что мы оказываем клиентам полный спектр услуг, предоставляя полную финансовую и статистическую информацию по расходам. В процессе обслуживания клиентов отслеживается трэвел-бюджет компании («travel policy»), даются рекомендации по оптимизации и минимизации расходов. Например, во всех крупных компаниях все расходы учтены по департаментам, по службам, по проектам, и, соответственно, затраты нужно как-то распределять. Уже на стадии оформления услуг необходимая информация для клиента заносится в бронирование и оформляемые документы, что затем позволяет предоставлять информацию бухгалтерам, финансистам и другим заинтересованным службам нашего клиента в необходимом виде.

Какие еще услуги вы оказываете своим клиентам?
Мы осуществляем бронирования гостиниц и автотранспортного обслуживания на территории России и по всему миру, которые также можно делать дистанционно. Производим оформление медицинских страховок для выезжающих за границу. Осуществляем мы и паспортно-визовое обслуживание - как приглашения для иностранцев, так и иностранные визы. Это могут быть деловые поездки, либо - туристические визы. В процессе заказа мы сами определяем оптимальный способ получения визы для выезда за границу. В зависимости от ситуации предоставляем клиенту возможность выбора. Потому что бывает трудно получить деловую визу. Допустим, в швейцарском посольстве требуется оригинал приглашения с определенным количеством подписей, документы приглашающей стороны, и пр.
Наши клиенты устраивают различные семинары, тренинги, участвуют в конференциях, посещают выставки по различным темам, популяризируют какие-то идеи, развивают определенные отрасли своих компаний, организуют тренинги для региональных менеджеров, проводят обучение сотрудников. Для подобных мероприятий, в зависимости от необходимости, мы производим бронирование отелей, аренду конференц-залов, переговорных комнат, аренду необходимого конференц-оборудования, обеспечение питания, включая кофе-брейки, разрабатываем развлекательную программу, если это необходимо. Конечно же, бюджет у различных компаний разный, поэтому есть варианты как по месторасположению - где-нибудь в Москве, ближайшем Подмосковье, или в дальнем зарубежье, так и по звездности отеля и насыщенности культурной программы. Если работа идет с большой группой, то мы обязательно посылаем с ней нашего сотрудника, который сопровождает и координирует обслуживание этой группы во время всей поездки.
Перечень предоставляемых нами услуг достаточно велик, ведь заказ одной услуги может подразумевать заказ дополнительных.
Все услуги оказываются профессионально, четко и оперативно, т.к. достаточно большой опыт работы позволил отладить все процессы практически до совершенства.
Благодаря нам наши клиенты могут уехать в любой даже самый маленький городок мира, получив по пути туда и непосредственно там необходимое обслуживание. Например, в какой-нибудь городок Германии или Великобритании. Подобное обслуживание делается через наших постоянных партнеров в определенной стране и вполне доступно.

Есть ли у вас филиалы?
С ноября 2006 года работает наш филиал в Санкт-Петербурге, он достаточно успешен: уже в июне прошлого года сумел выйти на безубыточность. Там работает очень хорошая команда, поэтому мы уверены в их профессионализме и дальнейшем росте. С филиалом у нас общие расчетные счета, поэтому если кому-то из клиентов нужно централизовать платежи офисов в Санкт-Петербурге и Москве, или наоборот - оплачивать раздельно, то мы всегда сможем предложить удобный вариант, все делается для удобства клиента.
Конечно же, мы работаем только с надежными поставщиками и только с надежными банками, что в данный момент немаловажно, т.к. для нашего бизнеса и корпоративных клиентов важна стабильность во всем.
Существуют у нас еще и имплант-офисы. Это офисы, которые работают внутри наших крупнейших клиентов. То есть у клиента сидит наш сотрудник с системами бронирования, может быть не один, а два – в зависимости от объемов - и работает только по заявкам этого корпоративного клиента.

Какие компании являются вашими клиентами?
Среди постоянно обслуживаемых нами клиентов более 200 фирм и организаций. Появляются и новые клиенты. К тому же за период кризиса зафиксированы случаи банкротств некоторых наших конкурентов, естественно их клиенты обращаются к тем, кто стабилен даже во время экономического спада. И наша компания -  из этого ряда. Несмотря на то, что большинство наших клиентов в этот сложный период занимаются оптимизацией и минимизацией своих расходов, работы у нас достаточно, тем более, что мы обращаем внимание на нужды того с кем сотрудничаем.  Среди наших крупнейших клиентов такие компании как: «Halliburton International Inc.», «World Bank», «UniCredit Bank», «International Financial Corporation», «Номос-Банк», «Mary Kay», «Sealed Air Corporation», «Energy Consulting», «Adidas», «Toshiba Medical Systems», «IDS Scheer», «Rockwool», Телекомпания «СТС», холдинг «Металлоинвест», «Сургутнефтегаз», «Татнефть», «Северо-Западная инвестиционно-промышленная компания», «ТГК-1» (Ленэнерго).

Не планируете расширяться после того, как наша экономика придет к стабильности?
Раньше мы думали идти по пути открытия дополнительных офисов. Но в связи с тем, что очень тяжело контролировать разрозненные офисы, отслеживать одинаковое качество обслуживания в различных городах, считаем целесообразным развивать дистанционное обслуживание, особенно в эру электронных билетов. Могу сказать, что у конкурирующих с нами компаний питерские офисы прилично проигрывают на фоне московских, здесь все дело в контроле.
Для этого рынка мы средняя компания, но если бы мы, к примеру, занялись бы субагентской деятельностью или туризмом, то сразу бы почувствовалось, что не вся компания профессионально работает в этом сегменте. Для нас стало давно понятно, что нельзя смешивать обслуживание частных лиц и корпоративных клиентов. За каждым корпоративным клиентом  закреплен определенный сотрудник, и он ведет все его дела, координирует, контролирует, знает все тонкости и особенности каждого из своих клиентов, все его предпочтения, кому в каком классе положено совершать поездку, каков ее бюджет, какой лимит определен на гостиницы, владеет информацией о часто летающих пассажирах. Все это нужно знать, не забывать вносить в бронирования, вести статистику. А если придет частное лицо с просьбой продать билетик куда-нибудь (улыбается), то для этого необходимо совершенно другое обслуживание, которое нарушает ход привычной нашей работы. Для таких людей работает совершенно другой сегмент рынка.
Поэтому мы решили не распылять свои силы и работать только в  сегменте деловых поездок, не занимаемся туризмом, хотя отдых для своих корпоративных клиентов также входит в перечень оказываемых нами услуг. Хотя это не поставлено на поток и делается только для сотрудников и близких наших постоянных клиентов. Но и тут мы обслуживаем на высшем уровне, потому как было бы странно, если бы руководитель клиентской компании приехал недовольным с отдыха, организованного нами, и оставил в дальнейшем на нашем обслуживании свою компанию (улыбается). Тут риски намного выше, чем даже у люксового туристического агентства, потому что они рискуют потерять клиента по частным поездкам, а мы рискуем потерять корпоративного клиента в целом с постоянными заказами в течение всего года. Поверьте, на обслуживание даже одного среднего клиента тратится достаточно много сил и времени.

Ирина Ивановна, хотелось бы немного поговорить и о вашем сотрудничестве с нами.
Как вам помогает в работе ГАРАНТ, часто ли вы обращаетесь к справочной правовой системе?
К ГАРАНТу обращаюсь практически каждый день, сама поисковая система мне очень нравится, я  давно с ней работаю. Мне не очень понятен неудобный интерфейс других систем, ГАРАНТ же понятен интуитивно, а это очень важно, когда не обязательно сидеть и слушать объяснения специалистов, а можно самостоятельно «открыть окошко» и разобраться. Очень удобен поиск по реквизитам или по ситуации, в системе отражаются любые изменения законодательства. Без ГАРАНТа вообще не представляю своей работы.

Обращаетесь ли вы в нашу службу правовой поддержки онлайн?
Пока не было необходимости. Хотя я знаю – ваши сотрудники нас информируют – что можно написать запрос, и мне тут же ответят, помогут. Приходят каждый понедельник и рассылки с мониторингом Российского законодательства, что тоже очень удобно и полезно. А документы обычно я нахожу самостоятельно, мне достаточно того комплекта, который установлен в нашей Компании.

Когда Вы пришли работать в «Олимпия Бизнес Трэвел», здесь уже был установлен ГАРАНТ?
Да, я пришла сюда в 2005 году, и тогда уже наша Компания пользовалась ГАРАНТом, который обслуживался ГК «ИРбиС». Точно так же обстоит дело и на сегодняшний день.
С вами у нас никогда не возникает накладок, система работает исправно. Сотрудники всегда вовремя приезжают на обновления, часто звонят, спрашивают, все ли у нас в порядке, и можно ли приехать в такой-то день, чтобы не помешать с обновлением. А  сейчас по обоюдной договоренности ваш сотрудник Михаил Карпушин приходит сразу в отдел информационных технологий, решает все рабочие вопросы, и нас – бухгалтерию –не беспокоит.
Кто еще в Компании пользуется ГАРАНТом?
Отдел бухгалтерии состоит из восьми человек, и все они ежедневно обращаются к ГАРАНТу по тем или иным вопросам. А сейчас, в связи с кризисом, законодательные органы стали еще более активными, необходимо отслеживать любые изменения, чтобы не потерять свои средства. Думаю, что ГАРАНТ на данный момент помогает многим в разных ситуациях. Проще говоря – затрачивая часть бюджета на хорошую справочную правовую систему, мы экономим гораздо большие деньги.

Дмитрий Викторович, Ирина Ивановна, спасибо вам за интересную содержательную беседу, в завершение которой поздравьте, пожалуйста, клиенток и сотрудниц и вашей, и нашей компаний с 8 марта.

Дмитрий Викторович Гребёнкин:
Хочу пожелать всем нашим дорогим женщинам больше незабываемых ярких моментов в жизни, даже если они не касаются путешествий. Но! Пусть любое путешествие, куда бы оно ни совершалось, всегда доставляло массу впечатлений и эмоций. Поэтому – путешествуйте, узнавайте что-то новое, встречайтесь с коллегами и друзьями. А мы в этом всеми своими силами будем вам, милые дамы, помогать.

Информационное
сопровождение
осуществляет
Михаил Карпушин